診察予約システムを導入する必要性は?

患者様がクリニックでストレスを感じるひとつの理由に「待ち時間」があげられます。
体調が悪くて長い時間待てない患者様や、時間があまりないサラリーマンの方などにとって、クリニックを選ぶ理由に、待ち時間が少ないかどうかはとても重要です。
クリニックも患者様の要望に応えて対応していかまければ、増患・集患しにくくなるなど、クリニックの運営方法の在り方は大きな変化を迎えています。

現在では、多くのクリニックで予約システムが導入され、定着しているように思います。
予約システムも進化して、いろいろなタイプのものが出てきましたのでそれぞれでメリット・デメリットをあげながら見比べてみましょう。

クリニックの予約システム

クリニックの予約制度には主に「順番予約「時間指定予約」「時間帯予約」の3種類が運用されます。
それぞれのメリット・デメリットを見比べてみましょう。

順番予約

一番新シンプルな予約システムで、順番待ちがインターネットでできるシステムです。

メリット  患者様  わかりやすい
クリニック 予約の枠にとらわれないので、時間のかかる患者様がいても、順番は変わず、不公平感がない。
デメリット  患者様  順番の番号が分かるだけで、結局何時に言ったら良いのかよく分からず、拘束時間が増える
時間指定予約

患者様が決めた時間に予約を入れるシステムです。診療時間が正確に決まっているため、待ち時間なく診察を受けることができ、ストレスなく病院やクリニックを利用できます。

メリット  患者様  時間が決まっているので、待ち時間も拘束時間も少ない
クリニック 患者様が来院する時間が決まっているので、スケジュールを立てやすい。
デメリット  患者様  クリニック 融通が融通が融通が利かない。遅刻や診療時間枠を過ぎると次の時間予約の患者さんが来られるため、どんどん予約がズレてしまう為、時間のズレは許されない
 患者様  10分以上遅刻すると予約自体をキャンセルされるクリニックもあり
時間帯予約

きっちりとした時間ではなく、30分幅程度の余裕を持った時間枠で予約をとる方法です。だいたいの受診時間の目安は知ることができます。
その枠内で、来院された順番で予約外の患者様の診察をするクリニックが多いです。(部分的順番予約)
順番予約と時間指定予約の中間の予約方法で、メリット、デメリットもその中間のように思えます。

メリット  患者様  クリニック ぴったりした時間ではないので、多少の融通が効く
 患者様  受診時間の目安を把握できる
デメリット  患者様  ひとつの時間枠に対して複数人の予約があった場合、時間枠内で受付をした方から順番に呼ばれるため、受付のタイミングが被ると待ち時間が発生してしまう可能性あり
 患者様  待ち時間が出ている時に飛び込みの患者様が来られると、次の時間帯の患者様が不公平に感じられる場合もあり

診療予約システムを選ぶ際のポイント

診療予約システムは導入するだけでは、意味がありません。導入後にどういった方法で運営・活用していくのかが重要になります。導入実績や機能性、導入の難易度、料金、サポートなどもチェックしましょう。

現在予約システムは多種多様です。
「順番予約なのか時間予約なのか」など、自院の診療に合った予約方法をもとに、導入すべき予約システムを絞ることで、最適なシステムが選べるでしょう。

まとめ

コロナ禍の今、混雑の緩和や待ち時間の軽減は最大の課題です。そうでなくても患者様にとって時間の読めない待ち時間はストレスであることは間違いありません。

また、予約システムの導入は患者様満足度の向上につながるだけでなく、スタッフの予約管理業務や電話応対業務の負担軽減にもつながります。

患者様とスタッフにとってストレス回避が実現できれば、最終的にクリニックの医療の質向や集客力の向上につながるでしょう。